Reifen John nutzt bisher um die 250 einzelne POP3 Mailboxen, welche sowohl auf den individuellen Client PCs der einzelnen Mitarbeiter in allen Filialen als auch am zentralen System jeweils einzeln administriert werden mussten.
Weitere Features wie ein zentral gemeinsam nutzbares Adressbuch, Kalender und Notizen sowie Tätigkeiten standen nicht zur Verfügung. Zusätzlich mussten die einzelnen User im bestehenden Active Directory System von Reifen John entsprechend gewartet werden, welches zu einem hohen und zeitintensiven Wartungs- und Supportaufwand führte.